Indicadores financeiros para pequena empresa: 7 para olhar todo mês

Os indicadores financeiros para pequena empresa que mais ajudam no dia a dia são sete: margem de contribuição, margem líquida, ponto de equilíbrio, meses de cobertura do caixa, inadimplência, prazos médios e ticket médio. Juntos, eles respondem a três perguntas: a empresa dá lucro, aguenta um mês ruim e recebe o que vende? Acompanhar esses números uma vez por mês leva cerca de 30 minutos e evita boa parte das surpresas, desde que a base esteja lançada corretamente.

Para deixar as fórmulas concretas, todos os cálculos abaixo usam a mesma empresa. E um aviso antes de começar: não existe um número ideal que sirva para todos os negócios, porque um restaurante e uma consultoria têm estruturas muito diferentes. A comparação mais útil é com o seu próprio histórico.

A empresa do exemplo

Exemplo fictício. A Embalagens Caixa Certa teve este mês:

Indicadores de lucro

1. Margem de contribuição

Fórmula: (receita menos custos variáveis) dividido pela receita. No exemplo: (80.000 menos 48.000) dividido por 80.000 = 40%.

De cada R$ 100 vendidos, sobram R$ 40 para pagar as despesas fixas e formar o lucro. Se esse percentual cai, investigue reajuste de fornecedor, desconto demais ou mudança no mix de vendas. Há outros cenários no exemplo prático de margem de contribuição.

2. Margem líquida

Fórmula: lucro dividido pela receita. No exemplo: 8.000 dividido por 80.000 = 10%.

É o que realmente fica. Se a margem de contribuição está estável e a líquida caiu, o problema tende a estar nas despesas fixas. Atenção: se o pró-labore não está nos custos, a margem parece melhor do que é, porque o trabalho do dono está saindo de graça na conta.

3. Ponto de equilíbrio e margem de segurança

Fórmula: despesas fixas divididas pela margem de contribuição. No exemplo: 24.000 dividido por 0,40 = R$ 60.000.

Abaixo de R$ 60.000 em vendas, a empresa fica no prejuízo. Como vendeu R$ 80.000, ela tem margem de segurança de 25%: (80.000 menos 60.000) dividido por 80.000. Esse percentual mostra quanto as vendas podem cair antes de o lucro zerar. Há um passo a passo em ponto de equilíbrio para pequena empresa.

Indicador de fôlego

4. Meses de cobertura do caixa

Fórmula: saldo em caixa dividido pelas despesas fixas mensais. No exemplo: 30.000 dividido por 24.000 = 1,25 mês.

Esse número mostra quanto tempo a empresa pagaria a estrutura sem nenhuma receita nova. Lucro e caixa são coisas diferentes: uma empresa pode fechar o mês com lucro e ainda ter pouco fôlego, porque o dinheiro está nas contas a receber. Se a cobertura está baixa, defina uma meta e separe um valor todo mês. Veja como montar uma reserva de emergência para a empresa.

Indicadores de recebimento e pagamento

5. Inadimplência

Fórmula: valores vencidos e não recebidos divididos pela receita do mês. No exemplo: 6.000 dividido por 80.000 = 7,5%.

Existem outras formas de medir, como dividir o vencido pelo total das contas a receber. O importante é usar sempre a mesma, para que os meses sejam comparáveis. Quando o número sobe, olhe quem está atrasando e há quanto tempo. Muitas vezes poucos clientes concentram quase toda a dívida, e isso muda a forma de cobrar.

6. Prazo médio de recebimento e de pagamento

Recebimento: contas a receber divididas pela receita, vezes 30. No exemplo: 60.000 dividido por 80.000, vezes 30 = 22,5 dias.

Pagamento: contas a pagar a fornecedores divididas pelas compras, vezes 30. No exemplo: 16.000 dividido por 40.000, vezes 30 = 12 dias.

A empresa paga os fornecedores cerca de 10 dias antes de receber dos clientes, e precisa financiar essa diferença com o próprio caixa. Quanto maior o intervalo, mais capital de giro ela consome. A fórmula é uma aproximação, porque usa os saldos de um único dia. Serve mais para mostrar a direção ao longo dos meses do que para cravar o prazo exato de cada cliente. Se a diferença crescer, as saídas são cobrar mais cedo, oferecer vantagem para o pagamento antecipado quando a conta fechar ou pedir mais prazo aos fornecedores.

Indicador de venda

7. Ticket médio

Fórmula: receita dividida pelo número de vendas. No exemplo: 80.000 dividido por 400 = R$ 200.

Ele ajuda a explicar variações na receita: as vendas caíram porque entrou menos cliente ou porque cada cliente gastou menos? As ações para cada caso são diferentes. Se o ticket subiu e a margem caiu, é sinal de que o desconto pode estar comprando esse aumento.

O painel de uma página

Copie esta tabela para o seu controle e acrescente uma coluna por mês. Em poucos meses, a tendência começa a aparecer, e ela vale mais do que qualquer número isolado.

Rotina de 30 minutos no começo do mês

1. Feche a base. Confirme que os lançamentos do mês estão completos e que o saldo do sistema bate com o extrato.
2. Atualize o painel. Puxe os dados da DRE, do fluxo de caixa e do relatório de valores vencidos.
3. Compare. Veja o mês anterior e, quando o negócio for sazonal, o mesmo mês do ano passado.
4. Escolha o número que mais piorou. Descubra a causa antes de agir sobre ele.
5. Defina uma única ação, com responsável e prazo. Uma providência concluída vale mais do que dez ideias anotadas.

Erros que distorcem os indicadores

• Calcular sobre dados errados. Uma despesa lançada em dobro derruba a margem sem que nada tenha mudado de verdade. Saiba como achar lançamento duplicado no financeiro antes de confiar no painel.
• Misturar contas pessoais. Gasto da casa nas despesas da empresa deixa qualquer margem sem sentido.
• Trocar o critério no meio do caminho. Um mês por competência e outro por caixa, ou fórmulas diferentes de inadimplência, tornam a comparação inútil.
• Comparar-se com números de internet. Médias genéricas podem não refletir o seu setor, seu porte e sua forma de contabilizar. Se quiser uma referência de fora, peça ao seu contador.
• Medir muito e não agir. Trinta indicadores que ninguém acompanha ajudam menos do que sete acompanhados todo mês.

No FinanPJ, a DRE gerencial, o fluxo de caixa com saldo acumulado e o relatório de inadimplência saem dos mesmos lançamentos. Assim, boa parte dos números do painel está à mão sem refazer planilha a cada mês.

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Foto: Alexandr Popadin na Unsplash