Reserva de emergência da empresa: quanto guardar e onde deixar

A reserva de emergência para empresa deve cobrir de 3 a 6 meses dos custos fixos do negócio, e deve ficar num lugar seguro, que renda alguma coisa e de onde o dinheiro saia no mesmo dia, como uma aplicação de liquidez diária em nome da empresa. Três meses é o mínimo para negócios com receita estável e muitos clientes. Seis meses, ou mais, faz sentido quando a empresa depende de poucos clientes, tem faturamento sazonal ou custos fixos altos. Abaixo você vê como calcular o valor certo para o seu caso, com um exemplo em reais, onde deixar o dinheiro, como montar a reserva sem sufocar o caixa e quando é a hora de usar.

Para que serve a reserva de emergência da empresa

A reserva existe para a empresa atravessar um período ruim sem precisar de empréstimo caro, sem atrasar salário e sem vender o carro do sócio. Exemplos do que ela cobre:

• Um cliente que representa boa parte do faturamento cancela o contrato.
• Um mês de vendas muito abaixo do normal, por obra na rua, chuva, greve ou crise no setor.
• Um equipamento essencial quebra e precisa ser trocado na hora.
• Um cliente grande atrasa o pagamento por dois ou três meses.

O que ela não cobre: compra de estoque para a temporada, reforma planejada, investimento em crescimento ou o imposto do mês que vem. Tudo isso é previsível e tem que estar no planejamento, não na reserva. Se a empresa usa a reserva todo mês para fechar as contas, ela não é reserva: é capital de giro que está faltando.

Quanto guardar de reserva de emergência para empresa

A base do cálculo são os custos fixos mensais, ou seja, o que a empresa paga mesmo que não venda nada no mês. Não use o faturamento como base. Em um mês de crise, a receita cai, os custos variáveis caem junto, mas os fixos continuam.

1. Some os custos fixos

Entram aluguel, salários e encargos, pró-labore dos sócios, sistemas e assinaturas, contador, internet, telefone, energia (a parte mínima), parcelas de financiamento e o valor mínimo de imposto que você paga mesmo com pouco faturamento. Se você já calculou o ponto de equilíbrio, use o mesmo número de custo fixo.

2. Escolha quantos meses cobrir

Use a tabela abaixo como ponto de partida. Ela é uma referência prática, não uma regra.

3. Multiplique e ajuste

Custo fixo mensal vezes o número de meses dá a meta da reserva. Depois, olhe se existe algum gasto pontual de risco alto, como uma máquina cara e difícil de substituir, e some o valor dele.

Exemplo prático: a reserva de uma clínica pequena

A Clínica Bem Estar é um exemplo fictício de uma clínica de fisioterapia com dois sócios e três funcionários. Os custos fixos mensais são estes:

A clínica atende muitos pacientes, mas cerca de metade vem de dois convênios. Se um deles atrasa ou descredencia a clínica, a receita cai de uma vez. Por isso os sócios escolheram 5 meses: R$ 30.000 x 5 = R$ 150.000.

Parece muito, e é. Ninguém junta isso de uma vez. A clínica tem uma sobra média de R$ 9.000 por mês depois de pagar tudo, inclusive o pró-labore. Eles decidiram destinar R$ 5.000 por mês à reserva e o restante à distribuição de lucros e a reinvestimento. Nesse ritmo, chegam a 3 meses de reserva (R$ 90.000) em 18 meses e aos 5 meses completos em 30 meses. Enquanto a reserva não fica pronta, eles já combinaram que a distribuição de lucros só acontece depois do depósito mensal na reserva.

Onde deixar a reserva de emergência da empresa

A reserva tem três exigências, nesta ordem: segurança, liquidez e algum rendimento. Ela não está ali para ganhar dinheiro, e sim para estar disponível quando você precisar.

• Aplicação de liquidez diária no banco da empresa, como CDB com resgate diário ou conta remunerada. É a opção mais prática: o dinheiro rende e volta para a conta no mesmo dia.
• Títulos públicos pós-fixados, que costumam ter baixo risco e resgate rápido. Confira as regras de resgate e de tributação com o seu banco ou corretora.
• Fundos de renda fixa conservadores com resgate rápido, desde que a taxa de administração não coma o rendimento.

Evite deixar a reserva na conta corrente parada (perde para a inflação), em aplicações com prazo de carência longo, em ações ou em qualquer coisa que pode valer menos justo no dia em que você precisa sacar. E deixe a reserva em nome da empresa. Guardar o dinheiro da reserva na conta pessoal do sócio mistura PF e PJ e complica a contabilidade.

Passo a passo para montar a reserva sem sufocar o caixa

1. Liste os custos fixos dos últimos três meses e tire a média.
2. Defina a meta em meses e em reais, com a tabela acima.
3. Defina um valor mensal fixo de depósito, que caiba na sobra média do mês. É melhor depositar R$ 1.000 todo mês do que R$ 10.000 uma vez e nunca mais.
4. Trate o depósito como conta a pagar, com dia certo, logo depois que os recebimentos principais entram.
5. Coloque a reserva antes da distribuição de lucros enquanto ela não estiver completa.
6. Use as sobras extraordinárias, como um contrato grande ou um mês muito acima da média, para acelerar.
7. Revise a meta uma vez por ano, ou sempre que os custos fixos mudarem muito, como numa contratação ou mudança de endereço.

Para saber quanto dá para depositar sem apertar o caixa, olhe a projeção dos próximos meses. Se o fluxo de caixa projetado para 90 dias mostra algum mês negativo, comece com um depósito menor e aumente depois. No FinanPJ, a conta da aplicação pode ser cadastrada como uma conta da empresa, e o saldo dela aparece junto com o das outras contas no fluxo de caixa, sem se misturar com o dinheiro de uso diário.

Quando usar a reserva (e como repor)

Antes de mexer na reserva, faça três perguntas:

• É um imprevisto de verdade, ou algo que eu deveria ter planejado?
• Sem esse dinheiro, a empresa deixa de pagar salário, imposto ou fornecedor essencial?
• Não existe uma saída mais barata, como renegociar um prazo ou cobrar um cliente atrasado?

Se a resposta confirma que é emergência, use sem culpa. A reserva foi feita para isso. Em seguida, defina um plano de reposição com valor mensal e prazo, do mesmo jeito que foi montada. E registre o motivo do uso: se a mesma "emergência" acontece todo ano, ela é sazonalidade e precisa entrar no planejamento.

Erros comuns com a reserva de emergência

Confundir reserva com capital de giro

Capital de giro é o dinheiro que a operação consome normalmente, entre pagar fornecedores e receber dos clientes. Se você precisa da reserva todo mês, calcule quanto de capital de giro a empresa precisa e resolva isso à parte.

Misturar reserva com provisão de impostos

O dinheiro do imposto já tem destino e data. Se ele fica junto com a reserva, você acha que tem mais folga do que tem. Mantenha a provisão de impostos separada, mesmo que no mesmo banco.

Calcular sobre o faturamento

Usar "3 meses de faturamento" como meta deixa a reserva muito maior do que o necessário e trava dinheiro que poderia girar. A base certa é o custo fixo.

Deixar na conta pessoal do sócio

Além de misturar PF e PJ, a reserva acaba sendo usada para gastos pessoais. Deixe em nome da empresa.

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Foto: Andre Taissin na Unsplash