Lançamento duplicado no financeiro: como achar e corrigir

Lançamento duplicado no financeiro se acha em três movimentos: compare o saldo do sistema com o saldo do extrato na mesma data, ordene os lançamentos do mês por valor e investigue os valores iguais com datas próximas. Depois de confirmar que o movimento só aconteceu uma vez no banco, apague a cópia que tem menos informação. O problema é simples de resolver, mas fácil de deixar passar, porque uma despesa em dobro não trava nada: ela só faz a empresa parecer menos lucrativa do que é, e uma receita em dobro faz o contrário.

A seguir estão os lugares onde a duplicidade costuma nascer, um exemplo com números, o cuidado para não apagar um lançamento verdadeiro e o que muda na rotina para o erro não voltar no mês seguinte.

Por que o lançamento duplicado aparece

Quase nunca é descuido isolado. Em geral, é o processo que permite que o mesmo fato entre por dois caminhos. Estas são as origens mais comuns:

• Lançamento manual e importação. Alguém registra o aluguel no dia em que paga e, na semana seguinte, importa o extrato com o mesmo aluguel.
• Extratos com períodos sobrepostos. Você importou de 1 a 15 e depois de 10 a 30. Os dias 10 a 15 entraram duas vezes.
• Duas pessoas lançando. O dono registra um pagamento pelo celular e o funcionário ou o contador registra o mesmo pagamento a partir do comprovante.
• Previsto que não foi baixado. A conta foi cadastrada como prevista, o pagamento veio pelo extrato como lançamento novo e a previsão continuou aberta. O relatório passa a mostrar a despesa paga e a despesa a pagar.
• Fatura do cartão contada duas vezes. As compras foram lançadas uma a uma e o pagamento da fatura também virou despesa.
• Transferência entre contas tratada como despesa e receita. O dinheiro só mudou de lugar, mas o relatório mostra uma saída e uma entrada que não existiram para o negócio.

Os dois últimos casos enganam porque os valores não ficam repetidos na tela. A fatura de R$ 4.000 não se parece com as 30 compras que a compõem. Por isso, procurar só por valores iguais não basta.

Como encontrar lançamento duplicado no financeiro, passo a passo

1. Escolha um mês fechado e uma conta. Comece pelo mês mais recente. Misturar contas e períodos atrapalha mais do que ajuda.
2. Compare os saldos finais. Anote o saldo do extrato e o saldo do sistema no último dia do mês. A diferença é o tamanho do problema a explicar.
3. Ordene os lançamentos por valor. Valores idênticos ficam lado a lado, o que facilita enxergar as repetições.
4. Marque os pares suspeitos. Mesmo valor, datas com até três ou quatro dias de distância e descrição parecida. A data costuma variar porque um lançamento usa o dia do pagamento e outro, o da compensação.
5. Confira cada par no extrato. Só o extrato responde se o dinheiro saiu uma ou duas vezes. Se aparecer uma só vez, há duplicidade.
6. Olhe as categorias que saltaram. Compare a DRE do mês com a do mês anterior. Uma categoria que dobrou sem explicação merece abertura linha por linha.
7. Refaça a comparação de saldos. Depois de corrigir, a diferença precisa zerar. Se sobrar valor, ainda existe erro.

Se você nunca fez esse confronto completo, o passo a passo da conciliação bancária mostra o método inteiro, inclusive o que fazer com diferenças que não são duplicidade.

Exemplo: R$ 3.350 de diferença na conta

Exemplo fictício. A Padaria Bom Grão fechou abril com R$ 12.480 no extrato, mas o sistema mostrava R$ 9.130. Faltavam R$ 3.350 no sistema. Saldo do sistema menor que o do banco aponta para saída registrada a mais ou entrada que não foi registrada.

Ao ordenar os lançamentos por valor, a dona encontrou dois casos:

Removidas as cópias, os saldos ficaram iguais. A correção também mudou o resultado do mês: a DRE trazia R$ 3.350 de despesas que nunca existiram, então o lucro de abril estava menor do que o real nesse mesmo valor. Quem olhasse só o relatório poderia concluir que a margem caiu e aumentar preço por causa de um erro de digitação.

Quando o saldo bate e o erro continua lá

Saldo igual ao do extrato não garante que está tudo certo. Duas situações passam despercebidas:

• Erros que se anulam. Uma receita de R$ 500 em dobro e uma despesa de R$ 500 em dobro não alteram o saldo, mas inflam receita e despesa na DRE.
• Duplicidade que não mexe no banco. Compras no cartão somadas ao pagamento da fatura podem deixar a despesa em dobro com o saldo correto, porque cada compra entra como despesa sem tirar dinheiro da conta bancária e só o pagamento da fatura movimenta a conta.

No caso do cartão, a regra é tratar cada compra como despesa e o pagamento da fatura como quitação dessa dívida. Se a sua empresa usa cartão com frequência, vale ler como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial para não misturar as duas coisas.

Parece duplicado, mas não é

Apagar por impulso cria o erro oposto: um pagamento real some do sistema. Antes de excluir, verifique se o par não é um destes casos:

• Duas parcelas iguais de uma mesma compra.
• Dois Pix do mesmo valor feitos pelo mesmo cliente no mesmo dia, como acontece em compras recorrentes.
• Tarifas bancárias iguais cobradas em datas diferentes.
• Assinaturas de valor igual, mas de serviços diferentes.
• Pagamentos iguais a fornecedores diferentes, comuns quando há um valor combinado por serviço.
• Vendas de mesmo preço na maquininha, frequentes em negócio com ticket fechado.

O critério é sempre o mesmo: se o movimento aparece duas vezes no extrato ou há dois documentos, os dois lançamentos ficam. Em caso de dúvida, procure o comprovante.

Como corrigir sem criar outro erro

Ao decidir qual cópia manter, fique com a que tem categoria, cliente ou fornecedor, documento e vínculo com a conta prevista. Se o mês já foi entregue ao contador, avise sobre a correção, informando data, valor e o motivo. Assim ele consegue conferir se aquele período precisa de algum ajuste do lado dele.

Erros comuns ao limpar os lançamentos

• Corrigir pela diferença. Criar um lançamento de "ajuste" para fazer o saldo bater esconde a duplicidade em vez de eliminá-la.
• Confiar só na descrição. Banco e pessoa escrevem o mesmo fato de jeitos diferentes. Confira valor, data e extrato.
• Olhar só as despesas. Receita em dobro é mais perigosa, porque cria sensação de folga e pode levar a retirada ou compra que o caixa não sustenta.
• Parar no primeiro mês. Se a causa é a rotina, a duplicidade provavelmente aconteceu nos meses anteriores. Volte até o último mês que você tem certeza de que estava certo.

Como evitar duplicidade daqui para frente

• Defina uma única porta de entrada para os pagamentos. Se o extrato é a fonte, não lance à mão o que vai chegar pela importação. Registre com antecedência só o que for previsão.
• Anote até que dia cada conta foi importada. O próximo arquivo começa no dia seguinte.
• Prefira OFX quando o banco oferecer. O formato costuma trazer um identificador por transação, o que facilita reconhecer o que já entrou. Há mais detalhes em como importar extrato OFX.
• Defina quem lança o quê. Uma regra de uma linha, como "pagamentos pelo extrato, previsões pelo financeiro", já evita boa parte dos casos.
• Concilie com frequência. Uma duplicidade de ontem é resolvida em minutos. A de seis meses atrás exige caçar comprovantes.

No FinanPJ, a conciliação compara o extrato importado com os lançamentos previstos e detecta duplicatas, o que tira parte do trabalho manual dessa conferência. Ainda assim, vale olhar os pares sugeridos: dois pagamentos iguais podem ser legítimos, e só você sabe disso.

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Foto: ron dyar na Unsplash