Fluxo de caixa projetado para 90 dias: como montar e o que olhar

Um fluxo de caixa projetado para 90 dias é a lista, semana a semana, de todo o dinheiro que deve entrar e sair da empresa nos próximos três meses, partindo do saldo que você tem hoje no banco. O objetivo é um só: descobrir com antecedência em qual semana o saldo vai ficar apertado, enquanto ainda dá tempo de fazer alguma coisa. Para montar, você precisa de quatro coisas: o saldo atual, os recebimentos já combinados, as contas já conhecidas e uma estimativa honesta do que ainda vai vender. Abaixo está o passo a passo, um exemplo com números e o que olhar depois de pronto.

Por que 90 dias, e não o ano inteiro

Projeção de 12 meses é útil para orçamento, mas no dia a dia de uma pequena empresa ela erra muito: depois do terceiro mês você está chutando vendas, contratações e preços. Já uma projeção de uma ou duas semanas é curta demais, porque quando o problema aparece não sobra tempo para resolver.

Noventa dias é o meio-termo. É um horizonte em que boa parte das entradas já está combinada (contratos, parcelas a receber, vendas a prazo) e quase todas as saídas já são conhecidas (folha, aluguel, impostos, fatura do cartão, parcelas de empréstimo). E é tempo suficiente para agir: negociar prazo com fornecedor, antecipar uma cobrança, adiar uma compra ou buscar crédito antes de precisar dele com urgência, que é quando ele fica mais caro.

O que entra no fluxo de caixa projetado

Pense em tudo que mexe no saldo do banco, não só no que aparece como despesa. A lista mínima:

• Saldo inicial: o saldo real de hoje, somando todas as contas da empresa. Se o seu controle não bate com o banco, resolva isso antes (o passo a passo da conciliação bancária ajuda).
• Recebimentos confirmados: boletos emitidos, parcelas de vendas a prazo, contratos mensais, repasses de cartão já agendados.
• Recebimentos estimados: vendas que ainda não aconteceram, com base na média dos últimos meses e na época do ano.
• Saídas fixas: folha e encargos, pró-labore, aluguel, contador, sistemas, internet, energia.
• Saídas variáveis: compras de mercadoria ou insumo, comissões, fretes, taxas de cartão.
• Impostos: as guias do mês, inclusive as que vêm em valor diferente por causa do faturamento do mês anterior.
• Fatura do cartão de crédito: o valor que vence em cada mês, que inclui parcelas de compras antigas. Se esse ponto é confuso para você, veja como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial.
• Dívidas e compromissos: parcelas de empréstimo, financiamento, consórcio, acordos.
• Retiradas dos sócios: o pró-labore e qualquer distribuição de lucro que você pretende fazer no período.
• Eventos do calendário: 13º salário, férias, renovação de seguro, IPVA, compras de estoque para data sazonal.

Como montar o fluxo de caixa projetado de 90 dias

1. Escolha o intervalo: semana nas primeiras semanas, mês no resto

O formato que funciona melhor é misto: as próximas 4 a 6 semanas detalhadas semana a semana, e o restante do período agrupado por mês. Assim você enxerga o aperto de curto prazo sem se afogar em detalhe que ainda é incerto.

2. Lance o saldo inicial conferido

Use o saldo do banco, não o do seu controle, a menos que os dois estejam conciliados. Projeção que começa errada termina errada.

3. Lance as entradas confirmadas na data em que o dinheiro cai

A data que importa é a do crédito na conta, não a da venda. Venda no cartão de crédito parcelado entra parcela por parcela. Boleto com vencimento dia 10 que o cliente costuma pagar dia 15 entra dia 15.

4. Estime as vendas novas com desconto

Pegue a média de vendas dos últimos três a seis meses e aplique um corte de 10% a 20% para os meses ainda não fechados. Projeção otimista é a mais perigosa, porque te faz gastar um dinheiro que pode não vir.

5. Lance todas as saídas conhecidas, com a data de vencimento

Comece pelas grandes (folha, impostos, aluguel, fatura do cartão, parcelas) e depois as pequenas. Despesa pequena e recorrente somada no mês costuma surpreender.

6. Calcule o saldo de cada semana e de cada mês

Saldo final do período = saldo inicial + entradas - saídas. O saldo final de uma semana vira o saldo inicial da seguinte. Esse saldo acumulado é o número mais importante da planilha.

7. Marque o ponto mais baixo

Procure a semana com o menor saldo acumulado nos 90 dias. É ali que você precisa concentrar as decisões.

Exemplo: o mês que fecha positivo mas quase quebra o caixa

Vamos usar uma empresa fictícia, o Estúdio Traço Fino, um escritório de design com contratos mensais. Os valores são só um exemplo para mostrar o raciocínio. O saldo em 1º de novembro é de R$ 18.000.

Olhando só os meses, parece tudo sob controle: o saldo cai, mas nunca fica perto de zero. Agora veja dezembro aberto por semana:

O mês termina com R$ 14.300, mas em duas semanas o saldo cai para perto de R$ 2.000. Basta um cliente de R$ 6.000 atrasar na terceira semana para a conta ficar negativa e a empresa pagar juros de cheque especial ou atrasar o 13º. Com essa informação em novembro, o dono do estúdio tem opções: pedir aos clientes de contrato que paguem dia 5 em vez de dia 15, mudar o vencimento do cartão, pagar o pró-labore no fim do mês ou segurar parte do saldo de novembro como reserva. Repare também em janeiro: a fatura do cartão sobe porque carrega as compras de fim de ano, justamente no mês em que os projetos avulsos somem.

O que olhar depois que a projeção está pronta

• Saldo mínimo: qual é o menor saldo acumulado nos 90 dias e em que semana ele acontece.
• Colchão: esse saldo mínimo cobre pelo menos algumas semanas de despesas fixas? Se não cobre, qualquer imprevisto vira problema.
• Concentração: quantos clientes respondem pelas entradas da semana mais apertada? Se dois clientes seguram o caixa, o risco está neles.
• Tendência: o saldo no fim do terceiro mês é maior ou menor que o de hoje? Saldo caindo três meses seguidos indica que a empresa está gastando mais do que gera, e isso não se resolve com prazo, só com preço, venda ou corte.

Faça um cenário pessimista

Duplique a projeção e corte as vendas estimadas em 30%, mantendo as saídas. Se mesmo assim o saldo não fica negativo, você está numa posição confortável. Se fica, já sabe o tamanho do buraco e pode planejar a reação antes de precisar dela. Se quiser ir além, considere também o atraso de um cliente grande e veja o que fazer quando o cliente atrasa o pagamento.

Erros comuns no fluxo de caixa projetado

• Usar a data da venda em vez da data do recebimento. A venda de hoje no cartão parcelado em 6 vezes não é dinheiro de hoje.
• Esquecer as saídas anuais e sazonais: 13º, férias, seguro, renovação de licença, compra de estoque para data comemorativa.
• Projetar uma vez e nunca mais atualizar. Projeção velha é pior que nenhuma, porque dá falsa segurança.
• Misturar contas pessoais. Se a conta da empresa paga despesa da casa, a projeção nunca vai bater.
• Ignorar a fatura do cartão. As compras parceladas se acumulam e aparecem meses depois, todas juntas.
• Arredondar tudo para cima nas vendas e para baixo nos gastos. Faça o contrário.

Rotina semanal de 20 minutos

Depois de pronta, a projeção se mantém com uma conferência por semana:

1. Atualize o saldo inicial com o saldo real do banco.
2. Troque o previsto pelo realizado na semana que passou e anote as diferenças grandes.
3. Mova para a frente os recebimentos que atrasaram (e cobre o cliente).
4. Inclua as contas novas que apareceram.
5. Acrescente uma semana no fim, para manter sempre 90 dias à frente.
6. Olhe de novo o ponto mais baixo e decida se alguma coisa precisa mudar.

Numa planilha, essa rotina dá trabalho porque tudo é digitado à mão. No FinanPJ, o fluxo de caixa já sai em matriz categoria por mês, com saldo acumulado e projeção a partir dos lançamentos previstos, e a conciliação automática do extrato vai trocando o previsto pelo realizado. Dá para exportar em CSV se você quiser mexer nos números por fora.

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Foto: micheile henderson na Unsplash