Como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial

Para controlar a fatura do cartão de crédito empresarial, lance cada compra no dia em que ela acontece, na categoria certa, e trate a fatura como uma conta a pagar que só sai do caixa no vencimento. Assim você enxerga duas coisas separadas: quanto a empresa gastou em cada categoria (a despesa) e quanto dinheiro vai sair da conta bancária em cada data (o pagamento da fatura). Quem lança só o valor total da fatura, num item chamado "cartão", perde as duas informações. A seguir, o método completo com exemplo em reais.

Por que a fatura do cartão bagunça o financeiro da empresa

O cartão de crédito cria uma distância entre o momento em que a empresa gasta e o momento em que o dinheiro sai. Uma compra feita no dia 3 pode ser paga só no dia 10 do mês seguinte. Uma compra parcelada em seis vezes vai aparecer em seis faturas diferentes. Se o controle não acompanha isso, acontecem três problemas:

• A despesa some: o lançamento "Fatura cartão R$ 6.840" não diz se foi combustível, software, material ou almoço.
• O caixa engana: o saldo da conta parece alto no meio do mês, mas já está comprometido com a fatura que vai vencer.
• O gasto pessoal se esconde: no meio de 40 lançamentos, a compra pessoal passa despercebida e infla a despesa da empresa.

Como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial em 6 passos

1. Anote o dia de fechamento e o dia de vencimento

Cada cartão tem uma data de fechamento (a partir dela, as compras vão para a próxima fatura) e uma data de vencimento. Com essas duas datas, você sabe em qual fatura cada compra vai cair. Exemplo: cartão que fecha dia 28 e vence dia 5. Uma compra no dia 27 de outubro entra na fatura que vence em 5 de novembro. Uma compra no dia 29 de outubro só vai ser paga em 5 de dezembro.

2. Lance cada compra separadamente, com categoria

Cada compra é uma despesa da empresa na data em que foi feita. Combustível vai para veículos, assinatura de software vai para tecnologia, material vai para custo do serviço. É isso que alimenta a DRE e mostra onde o dinheiro está indo.

3. Agrupe as compras na fatura correspondente

Além da categoria, cada compra pertence a uma fatura. A soma das compras de uma fatura é o valor que vai sair do caixa no vencimento. Parcelas entram em faturas futuras: uma compra de R$ 3.000 em 3 vezes gera R$ 1.000 em cada uma das próximas três faturas.

4. Confira a fatura quando ela fechar

Quando o banco disponibilizar a fatura, compare com o que você lançou. Diferença costuma ser compra esquecida, anuidade, juros, IOF de compra internacional ou cobrança que você não reconhece. Esta conferência é a versão do cartão da conciliação bancária, e é ela que pega cobrança indevida a tempo de contestar.

5. Pague a fatura pela conta bancária e registre como transferência

Aqui está o erro mais comum. O pagamento da fatura não é uma nova despesa: as despesas já foram lançadas, compra por compra. O pagamento é só o dinheiro saindo da conta bancária para quitar o cartão. Se você lança as compras e também lança o pagamento como despesa, a empresa gastou o dobro no relatório.

6. Olhe as próximas faturas no fluxo de caixa

As faturas futuras, com as parcelas já contratadas, precisam aparecer como saídas previstas no fluxo de caixa. Só assim você sabe se vai ter dinheiro em 5 de dezembro antes de aprovar mais uma compra parcelada hoje.

Exemplo prático: uma fatura de outubro

A Agência Ponto Criativo (empresa fictícia) tem um cartão que fecha no dia 28 e vence no dia 5. Veja as compras do ciclo:

O que esse controle mostra e o lançamento único de R$ 4.540 esconderia:

• Marketing foi mais da metade da fatura (R$ 2.400).
• Tem R$ 650 por mês de notebook até o meio do ano que vem, já comprometidos.
• R$ 460 de mercado não é despesa da empresa. É retirada do sócio e precisa ser tratada como tal (descontada do pró-labore ou da distribuição de lucros).
• No dia 5 de novembro, saem R$ 4.540 da conta. Se o saldo projetado para essa data for menor, o problema aparece agora, não no dia do vencimento.

Lançamento por compra x lançamento só da fatura

A objeção ao método compra por compra é o trabalho de digitar. Ela some quando você importa a fatura em vez de digitar. No FinanPJ, cada cartão tem visão por fatura com fechamento e vencimento calculados, a fatura pode ser importada em OFX ou CSV com sugestão de categoria, e o pagamento sai da conta bancária sem duplicar a despesa.

Erros comuns no controle do cartão empresarial

Lançar a despesa duas vezes

Compra lançada no dia e pagamento da fatura lançado de novo como despesa. O relatório mostra o dobro do gasto e a empresa parece dar prejuízo. O pagamento da fatura é uma transferência entre a conta e o cartão.

Usar o cartão da empresa para gasto pessoal

Acontece, mas precisa ser identificado e tratado como retirada do sócio. Se vira hábito, é sinal de que o pró-labore está mal definido. Vale rever como definir o valor do pró-labore para que as contas pessoais caibam nele.

Esquecer as parcelas futuras

Cada compra parcelada é uma dívida já assumida. Somadas, as parcelas podem comprometer boa parte do caixa dos próximos meses sem que ninguém perceba.

Pagar o mínimo da fatura

O rotativo do cartão está entre as linhas de crédito mais caras que existem. Se a empresa não consegue pagar a fatura cheia, o problema é de capital de giro, e existem formas mais baratas de resolver. Converse com o seu gerente ou com o contador antes de entrar no rotativo.

Ter cartões demais

Três cartões com datas de fechamento diferentes multiplicam o trabalho e dificultam a visão do que já está comprometido. Para a maioria das pequenas empresas, um cartão principal resolve.

E quando a empresa usa o cartão pessoal do sócio?

Muita empresa pequena ainda não tem cartão no CNPJ e paga despesas no cartão pessoal do dono. Dá para controlar, mas com um cuidado extra: só as compras da empresa entram no financeiro da empresa, cada uma com categoria e data. Quando o sócio paga a fatura pessoal, a empresa reembolsa exatamente a soma das compras dela naquele ciclo, com uma transferência identificada como reembolso. Assim a despesa fica na empresa, o gasto pessoal fica fora e o reembolso não se confunde com pró-labore. Guarde as notas fiscais das compras, porque o contador vai precisar delas para aceitar essas despesas. Se o volume for grande, vale pedir um cartão no CNPJ: a separação fica muito mais simples e a fatura pode ser importada direto no controle.

Checklist mensal do cartão empresarial

1. Todas as compras do ciclo estão lançadas, com categoria.
2. A fatura fechada bate com a soma lançada.
3. Cobranças não reconhecidas foram contestadas com o banco.
4. Gastos pessoais foram separados e tratados como retirada do sócio.
5. O pagamento da fatura está agendado para o vencimento, pela conta bancária.
6. As próximas faturas, com parcelas, aparecem no fluxo de caixa.

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Foto: rupixen na Unsplash