Conciliação bancária passo a passo para pequenas empresas

Conciliação bancária passo a passo é isto: pegar o extrato do banco de um período, comparar linha por linha com os lançamentos do seu controle financeiro, marcar o que bate e investigar o que não bate até o saldo do controle ficar igual ao saldo do banco. Feita toda semana, leva poucos minutos e pega erro de lançamento, cobrança indevida, pagamento em duplicidade e cliente que disse que pagou mas não pagou. Abaixo, o processo completo com um exemplo em reais.

Para que serve a conciliação bancária

O extrato do banco mostra o que aconteceu com o dinheiro. O seu controle financeiro mostra o que você acha que aconteceu. A conciliação é o encontro dos dois. Sem ela, o controle vai se afastando da realidade aos poucos: um lançamento esquecido aqui, um valor digitado errado ali, e em três meses o saldo do sistema não tem mais nada a ver com o saldo do banco.

Na prática, a conciliação responde a perguntas que todo dono de empresa faz:

• Esse cliente pagou mesmo?
• Essa tarifa foi cobrada certo?
• Paguei esse fornecedor duas vezes?
• O dinheiro que tenho é o que eu acho que tenho?

E é a conciliação que dá confiança aos relatórios. Um fluxo de caixa ou uma DRE montados em cima de lançamentos não conciliados podem estar errados sem que ninguém perceba.

Conciliação bancária passo a passo

1. Defina o período e o saldo inicial

Escolha o intervalo (uma semana, um mês) e confira se o saldo inicial do seu controle é igual ao saldo do banco no primeiro dia. Se não for, o problema está no período anterior, e é por ele que você começa.

2. Baixe o extrato

Exporte o extrato no internet banking. Prefira o formato OFX, que quase todos os bancos oferecem e que os sistemas financeiros leem direto. CSV também serve. PDF obriga a digitar.

3. Compare cada linha do extrato com um lançamento

Para cada movimentação do banco, procure o lançamento correspondente no controle: mesmo valor, data próxima, mesma pessoa ou empresa. Marque como conciliado quando encontrar. Atenção às datas: um boleto pago na sexta pode aparecer no extrato só na segunda, e um depósito pode ter compensação no dia útil seguinte.

4. Separe o que sobrou dos dois lados

No fim da comparação, sobram duas listas:

• No banco, mas não no controle: tarifas, juros, estornos, Pix recebidos sem aviso, débitos automáticos esquecidos.
• No controle, mas não no banco: pagamentos agendados que ainda não saíram, cheques não compensados, recebimentos que o cliente prometeu e não fez, ou lançamentos duplicados.

5. Resolva cada pendência

Para cada item que sobrou, decida: lançar (tarifa que faltou), corrigir (valor digitado errado), excluir (lançamento duplicado), aguardar (pagamento agendado para amanhã) ou cobrar (cliente que não pagou). Não deixe "diferença" sem explicação. Uma diferença de R$ 12 hoje costuma esconder dois erros que se anulam parcialmente.

6. Confira o saldo final

Depois dos ajustes, o saldo do controle no último dia do período precisa ser igual ao saldo do extrato, considerando só o que já foi efetivado. Bateu, o período está conciliado. Não mexa mais nele.

Exemplo prático de conciliação bancária

A Oficina Rota Certa (empresa fictícia) concilia toda segunda-feira. Na semana de 13 a 17 de outubro, o banco mostra saldo final de R$ 18.420 e o controle mostra R$ 19.035. Diferença de R$ 615. Veja o que a comparação encontrou:

Fazendo as contas a partir do saldo do controle: R$ 19.035, menos R$ 65 da tarifa, menos R$ 1.200 do duplicado, mais R$ 850 do Pix, menos R$ 200 da correção do fornecedor. Resultado: R$ 18.420, igual ao banco. Repare que o duplicado de R$ 1.200 e o Pix de R$ 850 se compensavam em parte. Olhando só a diferença final de R$ 615, ninguém adivinharia o que estava acontecendo.

O caso do cliente que diz que já pagou

Um uso da conciliação que pouca gente aproveita: resolver a conversa do "já te paguei". Quando o cliente afirma que pagou e o recebimento não aparece no extrato conciliado, você tem uma resposta objetiva. Antes de cobrar, faça três verificações rápidas:

• Procure o valor exato no extrato dos dias seguintes à data informada, porque boleto e TED podem compensar no dia útil seguinte.
• Procure valores parecidos, já que o cliente pode ter descontado uma tarifa ou pago com juros.
• Confira se o pagamento não caiu em outra conta da empresa.

Se nada aparecer, peça o comprovante com educação. Na maioria das vezes, o cliente descobre que o pagamento ficou agendado e não saiu, ou que foi para outra conta. Com a conciliação em dia, essa conversa é curta e sem desgaste, porque você sabe exatamente o que entrou e quando.

Com que frequência fazer a conciliação

Quanto maior o intervalo, mais difícil lembrar o que era aquele Pix de R$ 340 de três semanas atrás. Se você concilia uma vez por mês e passa uma tarde inteira nisso, encurte o intervalo.

Erros comuns na conciliação bancária

Ajustar a diferença com um lançamento genérico

Criar um "ajuste de saldo" para fazer bater esconde o problema e contamina os relatórios. Toda diferença tem uma causa.

Conciliar pelo total do dia

Comparar só o saldo final de cada dia não pega erros que se compensam. A comparação é linha por linha.

Lançar a fatura do cartão como despesa

No extrato, o pagamento do cartão aparece como uma saída só. Se as compras já foram lançadas, esse pagamento é uma transferência, não uma nova despesa. Veja como fazer isso certo em como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial.

Deixar transferências para o sócio sem nome

Pix para a conta pessoal do dono aparecem no extrato toda semana. Cada um precisa ser identificado como pró-labore, distribuição de lucros ou reembolso. Se você não sabe qual é qual, comece por definir o valor do pró-labore.

Misturar contas

Cada conta bancária e cada cartão são conciliados separadamente. Juntar tudo numa conferência só é receita para não achar nada.

Conciliação manual ou automática

Na planilha, a conciliação é manual: você coloca o extrato ao lado do controle e confere. Funciona com poucas movimentações, mas cansa rápido. Num sistema financeiro, o extrato é importado e o sistema sugere os pares. Você só confirma e trata as exceções.

No FinanPJ, a conciliação é automática: o extrato importado em OFX ou CSV é cruzado com os lançamentos previstos, as duplicatas são detectadas e as movimentações novas chegam com categoria sugerida. Sobra para você só o que realmente precisa de decisão.

Checklist da conciliação semanal

1. Saldo inicial do controle igual ao do banco.
2. Extrato da semana importado.
3. Todas as linhas do extrato com um lançamento correspondente.
4. Tarifas e juros lançados.
5. Duplicados excluídos e valores errados corrigidos.
6. Recebimentos baixados e atrasados separados para cobrança.
7. Saldo final do controle igual ao do banco.

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Foto: Jakub Żerdzicki na Unsplash