Compra parcelada no cartão empresarial: como lançar no fluxo de caixa

A compra parcelada no cartão empresarial entra no fluxo de caixa parcela por parcela, no dia de vencimento de cada fatura em que ela cai, e não na data da compra. Uma máquina de R$ 6.000 em 10 vezes não tira R$ 6.000 do caixa hoje: tira R$ 600 em cada uma das próximas dez faturas. Quem lança o valor cheio no dia da compra enxerga um rombo que não existe, e quem esquece as parcelas futuras é surpreendido por faturas cada vez maiores. Veja como lançar do jeito certo, com exemplo em reais, e os erros que mais bagunçam o controle.

Como a compra parcelada aparece na fatura

Tudo depende de duas datas do cartão: o fechamento (último dia em que as compras entram na fatura do mês) e o vencimento (dia em que a fatura é paga). As regras variam de banco para banco, então confirme as datas do seu cartão no aplicativo.

Exemplo fictício, com fechamento no dia 25 e vencimento no dia 5:

• Compra de R$ 3.600 em 6 vezes no dia 20 de março: entra na fatura que fecha em 25 de março. As parcelas de R$ 600 vencem em 5 de abril, 5 de maio, e assim por diante até 5 de setembro.
• A mesma compra feita no dia 27 de março: já entra na fatura que fecha em 25 de abril. A primeira parcela só vence em 5 de maio, e a última em 5 de outubro.

Dois dias de diferença na data da compra mudam em um mês inteiro o momento em que o dinheiro sai. Para o fluxo de caixa, o que vale é o vencimento.

Como lançar compra parcelada no cartão empresarial no fluxo de caixa

1. Registre a compra completa: data, fornecedor, valor total, número de parcelas e categoria (embalagens, equipamentos, marketing, software).
2. Gere uma linha por parcela, cada uma com a data de vencimento da fatura em que ela vai cair. Uma compra em 10 vezes vira 10 lançamentos futuros.
3. Mantenha a categoria certa em todas as parcelas. Se a categoria vira "cartão de crédito", você perde a informação do que foi comprado.
4. Some as parcelas por fatura. Cada fatura futura é a soma das parcelas antigas que ainda estão correndo mais as compras novas do mês.
5. Pague a fatura pela conta bancária sem lançar de novo como despesa. O pagamento quita as compras que já estão lançadas. Se você lança as parcelas e também o pagamento como gasto, conta tudo duas vezes.
6. Confira a fatura quando ela chegar, item por item, contra o que você lançou. Diferença costuma ser compra esquecida, estorno ou tarifa.

Fazer isso à mão é onde a planilha mais sofre. No FinanPJ, cartões de crédito têm visão por fatura, com fechamento e vencimento calculados, importação da fatura em OFX ou CSV e pagamento da fatura pela conta bancária, sem contar o gasto duas vezes. Para a rotina completa do cartão, veja também como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial.

Exemplo: três compras parceladas e o peso nas próximas faturas

Exemplo fictício. Em outubro, o Café Grão Firme fez três compras parceladas sem juros no cartão da empresa, todas caindo a partir da fatura de novembro:

• Máquina de café: R$ 6.000 em 10 vezes de R$ 600.
• Embalagens para viagem: R$ 1.800 em 3 vezes de R$ 600.
• Notebook para o caixa: R$ 4.800 em 12 vezes de R$ 400.

Além disso, o café gasta em média R$ 2.000 por mês no cartão com compras à vista (insumos, aplicativos, pequenas despesas). Veja como ficam as faturas:

Em outubro, o caixa não perdeu nada. Mas a empresa assumiu R$ 12.600 em parcelas que vão sair ao longo de um ano. Se o dono olhar só o saldo bancário de outubro, vai achar que sobrou dinheiro para outra compra grande. Se olhar o fluxo de caixa com as parcelas lançadas, vê que a fatura de novembro já começa em R$ 1.600 antes de qualquer compra nova.

Uma prática útil é acompanhar o total de parcelas a vencer no cartão e definir um teto para ele, de acordo com o caixa da sua empresa. Coloque esse número no seu fluxo de caixa projetado para 90 dias e ele deixa de ser surpresa.

Fluxo de caixa e DRE: por que a compra aparece em lugares diferentes

No fluxo de caixa, a compra parcelada aparece como as parcelas pagas em cada fatura. No resultado (a DRE gerencial por competência), a lógica é outra: o gasto pertence ao período em que você usa o que comprou.

• Embalagens e insumos viram custo conforme são usados ou vendidos, não conforme as parcelas são pagas.
• Máquina e notebook são equipamentos. Na contabilidade, costumam ser registrados como bem da empresa e ir para o resultado aos poucos, pela depreciação. Como isso é feito no seu caso é assunto para confirmar com o contador.
• Serviços e assinaturas pertencem ao mês em que foram usados.

É por isso que, num mês de muitas compras parceladas, o lucro e o caixa andam em direções diferentes. Explicamos essa diferença em detalhe em por que o saldo do caixa não bate com o lucro.

Parcelar no cartão vale a pena para a empresa?

Parcelar sem juros uma compra que a empresa poderia pagar à vista costuma ser vantajoso: o dinheiro fica mais tempo no caixa e você alonga o prazo de pagamento sem custo. É uma forma de melhorar o prazo médio de pagamento, desde que as parcelas estejam no planejamento.

Antes de parcelar, faça três perguntas:

1. Tem desconto à vista? Se o fornecedor dá um bom desconto para pagamento à vista e o caixa aguenta, compare o desconto com o benefício de manter o dinheiro.
2. Tem juros no parcelamento? Parcelado com juros é crédito. Compare o custo total com outras opções antes de aceitar.
3. As parcelas cabem nas próximas faturas? Some o que já está correndo. Se a fatura futura passa do que o caixa suporta, a compra pode esperar.

Um ponto importante: compra parcelada pela loja é diferente de parcelar a fatura ou pagar o mínimo. Essas duas últimas opções têm encargos altos e devem ser exceção, nunca rotina.

Erros comuns com compra parcelada no cartão

• Lançar o valor total no dia da compra. O fluxo de caixa mostra uma saída que não aconteceu e esconde as que vão acontecer.
• Esquecer de lançar as parcelas futuras. A projeção fica otimista e a fatura chega maior do que o esperado.
• Contar duas vezes. Lançar as parcelas como despesa e depois o pagamento da fatura também como despesa.
• Usar o cartão pessoal para compras da empresa. Mistura PF e PJ e complica a comprovação dos gastos.
• Não guardar a nota fiscal. O contador precisa dela, e ela é a prova de que o gasto é da empresa.
• Ignorar a data de fechamento. Comprar dois dias antes ou depois do fechamento muda quando o dinheiro sai.

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Foto: Towfiqu barbhuiya na Unsplash