Por que o saldo do caixa não bate com o lucro da empresa

Quando o saldo do caixa não bate com o lucro, quase nunca é erro de conta. Lucro e caixa medem coisas diferentes: o lucro mostra se o que a empresa vendeu no mês cobriu o que ela gastou para vender, e o caixa mostra quanto dinheiro de fato entrou e saiu da conta. Venda a prazo, compra de estoque, parcela de empréstimo, retirada dos sócios e imposto pago no mês seguinte entram em um número e não no outro, ou entram em meses diferentes. Abaixo estão os motivos mais comuns, um exemplo em reais que fecha a diferença linha por linha e um roteiro para explicar o descompasso em meia hora.

Lucro e caixa: por que são números diferentes

A DRE gerencial, quando feita por competência, registra a venda no mês em que o serviço foi prestado ou o produto foi entregue, não importa quando o cliente paga. Do mesmo jeito, registra a despesa no mês a que ela pertence, mesmo que o boleto vença depois. O caixa só registra o dinheiro quando ele se mexe na conta. Se você ainda tem dúvida sobre os dois regimes, vale ler DRE por competência ou por caixa antes de seguir.

Um jeito simples de guardar a diferença:

• Lucro responde: a operação se paga?
• Caixa responde: tenho dinheiro para pagar as contas desta semana?

Uma empresa pode dar lucro e ficar sem caixa (vendeu muito a prazo, por exemplo). E pode ter caixa sobrando enquanto dá prejuízo (pegou um empréstimo, ou recebeu adiantado por um serviço que ainda vai custar caro para entregar). Nenhum dos dois números está errado. Eles só contam partes diferentes da mesma história.

Saldo do caixa não bate com o lucro: os motivos mais comuns

1. Vendas a prazo que ainda não foram recebidas

Vendeu em outubro para receber em novembro? A venda entra no lucro de outubro, mas o dinheiro só aparece no caixa de novembro. Quanto mais a empresa vende a prazo, maior a distância entre os dois números. Para medir esse efeito, acompanhe o prazo médio de recebimento.

2. Recebimentos de vendas de meses anteriores

É o efeito contrário: o cliente pagou agora uma venda que já tinha entrado no lucro do mês passado. O caixa sobe sem que o lucro do mês atual mude.

3. Compra de estoque

Mercadoria comprada e paga hoje só vira custo no resultado quando é vendida. Até lá, o dinheiro saiu do caixa, mas não reduziu o lucro. Estoque parado é dinheiro que sumiu do caixa sem aparecer na DRE.

4. Compra de equipamentos e outros investimentos

Uma máquina, um computador ou uma reforma tiram muito dinheiro do caixa de uma vez. No resultado, esse gasto costuma ser distribuído ao longo dos anos de uso (a chamada depreciação). Como isso é tratado na contabilidade da sua empresa é assunto para confirmar com o contador, mas na leitura gerencial a regra é clara: investimento não é despesa do mês.

5. Empréstimos

Quando o empréstimo cai na conta, o caixa sobe e o lucro não muda, porque dinheiro emprestado não é receita. Quando você paga as parcelas, só os juros são despesa. A parte que devolve o valor emprestado (o principal) sai do caixa sem passar pela DRE.

6. Retiradas dos sócios e distribuição de lucros

O pró-labore é despesa e entra na DRE. Já a distribuição de lucros é a destinação do lucro, não um custo para gerá-lo: sai do caixa e não reduz o resultado. Quem mistura as duas coisas acha que o lucro sumiu, quando na verdade ele foi para o bolso dos sócios.

7. Impostos, cartão e despesas pagas em outro mês

O imposto sobre o faturamento de outubro pertence a outubro, mas costuma ser pago em novembro. A compra feita no cartão em outubro pode vencer só na fatura de novembro. Nos dois casos, a despesa já pesa no lucro e o dinheiro ainda não saiu. Por isso vale provisionar os impostos todo mês: assim o susto vira um valor já reservado.

Exemplo: lucro de R$ 18 mil e caixa que só subiu R$ 2.500

Exemplo fictício. A Marcenaria Veio Firme fechou outubro com receita de R$ 60.000 e custos e despesas de R$ 42.000 na DRE por competência: lucro de R$ 18.000. Só que o saldo das contas bancárias subiu apenas R$ 2.500 no mês, e o dono achou que havia algo errado. Veja como a diferença se explica, linha por linha:

Nada sumiu. Boa parte do lucro está nas mãos dos clientes (R$ 22.000 a receber) e no estoque de madeira (R$ 8.000). O que acende alerta aqui é outra coisa: as vendas a prazo do mês foram maiores do que os recebimentos do mês anterior. Se isso se repetir por alguns meses, a marcenaria vai precisar de mais capital de giro para continuar vendendo.

Como conciliar lucro e caixa em 30 minutos

A conta que liga os dois números é sempre a mesma, e dá para fazer numa folha de papel:

Variação do caixa = lucro - aumento das contas a receber + aumento das contas a pagar - aumento do estoque - investimentos + empréstimos recebidos - principal pago de empréstimos - distribuição aos sócios

Na prática, siga este passo a passo:

1. Pegue o lucro do mês na DRE por competência.
2. Calcule a variação do caixa: saldo final menos saldo inicial de todas as contas bancárias, aplicações de resgate imediato e dinheiro em espécie.
3. Compare as contas a receber no início e no fim do mês. Se aumentaram, o aumento reduz o caixa em relação ao lucro. Se diminuíram, soma.
4. Compare as contas a pagar (fornecedores, fatura do cartão, impostos a pagar). Se aumentaram, o aumento soma ao caixa. Se diminuíram, reduz.
5. Veja o estoque: comprou mais do que vendeu? A diferença saiu do caixa.
6. Liste os investimentos do mês: equipamentos, reformas, veículos.
7. Separe os empréstimos: o que entrou, os juros (já estão no lucro) e o principal pago.
8. Some as retiradas dos sócios que não são pró-labore.
9. Olhe o que sobrou. Se a diferença final não for zero, provavelmente existe lançamento faltando, duplicado ou com data errada. Uma conciliação bancária resolve.

Fazer isso à mão todo mês dá trabalho. No FinanPJ, a DRE gerencial pode ser vista por competência ou por caixa, e o fluxo de caixa mostra a matriz categoria x mês com saldo acumulado. Com os dois lado a lado, fica fácil achar em qual linha a diferença está.

Quando a diferença entre caixa e lucro é sinal de problema

A diferença em si é normal. O que importa é a tendência. Fique atento quando:

• O lucro é bom todo mês, mas o caixa só cai. Normalmente o prazo dado aos clientes está maior do que o prazo que você consegue com fornecedores, ou o estoque está crescendo.
• As contas a receber crescem mais rápido que as vendas. Pode ser cliente atrasando. Separe o que está a vencer do que já venceu.
• As retiradas dos sócios passam do lucro. O caixa até aguenta por um tempo, mas está sendo consumido.
• O caixa só fica positivo por causa de empréstimo. Se a operação não gera caixa sozinha, o empréstimo está tapando um buraco, não financiando crescimento.
• Sobra uma diferença que ninguém explica. Antes de tirar conclusões, revise os lançamentos.

Erros comuns ao comparar caixa e lucro

• Usar o saldo do banco como se fosse o lucro. O saldo inclui dinheiro adiantado por clientes, empréstimo e imposto que ainda vai sair.
• Lançar a parcela inteira do empréstimo como despesa. Só os juros são despesa. Lançar o principal derruba o lucro de forma artificial.
• Tratar distribuição de lucros como despesa. Faz a empresa parecer menos lucrativa do que é e atrapalha a análise de preço.
• Lançar a compra de um equipamento inteira no mês. O mês fica com prejuízo falso e os seguintes ficam com lucro inflado.
• Misturar contas pessoais com as da empresa. Aí nenhum dos dois números fecha, e a conciliação vira adivinhação.
• Olhar só a DRE por caixa e achar que está tudo explicado. No regime de caixa os números ficam parecidos com o extrato, mas você perde a visão do que já foi vendido e ainda não foi recebido.

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Foto: Andre Taissin na Unsplash