Relatório de inadimplência: como montar e ler na pequena empresa

O relatório de inadimplência da pequena empresa é a lista de tudo que você tinha para receber, já venceu e ainda não entrou na conta: cliente, valor, data de vencimento e quantos dias de atraso. Para ler esse relatório, olhe três coisas: quanto do que venceu no mês ficou em aberto, quanto dinheiro está parado nas faixas de atraso mais antigas e se a dívida está concentrada em poucos clientes. Com esses três números você sabe quem cobrar primeiro, quanto do caixa projetado é real e se o problema está piorando ou melhorando.

A seguir, as colunas que o relatório precisa ter, como montar em poucos passos, um exemplo completo com valores e os erros que fazem o relatório mostrar inadimplência que não existe.

O que é um relatório de inadimplência (e o que ele não é)

É um retrato das contas a receber vencidas em uma data. Ele não mostra o que vai vencer na semana que vem nem o que o cliente comprou e ainda não foi faturado. Só entra o que tinha data de pagamento, a data passou e o dinheiro não chegou.

Essa diferença importa porque muita empresa olha o "total a receber" e acha que está bem. Um total a receber de R$ 40.000 pode esconder R$ 12.000 vencidos há meses. O relatório de inadimplência separa o que está em dia do que já virou problema.

Também vale lembrar que inadimplência não é só o calote. Um cliente que sempre paga com 10 dias de atraso não dá prejuízo, mas tira previsibilidade do seu caixa. O relatório mostra os dois casos, e cada um pede uma ação diferente.

Colunas do relatório de inadimplência da pequena empresa

Não precisa de nada sofisticado. Estas colunas resolvem para a maioria dos negócios:

As faixas de atraso são o coração do relatório. Quem atrasou 5 dias quase sempre esqueceu. Quem atrasou 90 dias tem outro problema, e a chance de receber cai a cada mês.

Como montar o relatório passo a passo

1. Dê baixa em tudo que já foi recebido. Antes de qualquer coisa, confira o extrato e marque como recebido o que entrou. Sem isso, o relatório acusa cliente que já pagou. A conciliação bancária é o jeito de fazer isso sem deixar nada passar.
2. Filtre as receitas com vencimento anterior a hoje e sem pagamento. Essa é a sua lista de vencidos.
3. Calcule os dias de atraso e classifique por faixa. Numa planilha, a conta é a data de hoje menos a data de vencimento.
4. Some por faixa e por cliente. Você vai ter duas visões: quanto está em cada faixa e quem deve mais.
5. Calcule o percentual de inadimplência do mês. Valor que venceu no mês e não foi pago, dividido pelo total que venceu no mês.
6. Anote a ação para cada linha. Lembrete, ligação, renegociação ou cobrança formal, conforme a faixa.
7. Guarde o resultado. Comparar o relatório deste mês com o do mês passado é o que mostra a tendência.

Exemplo: lendo o relatório de uma empresa fictícia

Para deixar concreto, um exemplo inventado. A Gráfica Ponto Certo fatura cerca de R$ 60.000 por mês, vende para empresas com boleto em 28 dias e fechou outubro com este relatório:

Em outubro venceram R$ 58.000 em boletos e ficaram em aberto R$ 6.300 desse valor (as duas primeiras faixas). O percentual de inadimplência do mês é R$ 6.300 dividido por R$ 58.000, ou 10,9%.

O que o dono da gráfica tira daí:

• Dois terços do vencido têm menos de 30 dias. É dinheiro com boa chance de entrar com um lembrete bem feito. Prioridade da semana.
• Um único cliente responde por R$ 3.500 do total (37%), espalhados em três boletos. Antes de aceitar novo pedido dele, vale conversar sobre os atrasados.
• O título acima de 90 dias, de R$ 1.200, não deve entrar no caixa projetado. Pode até ser recebido, mas contar com ele é arriscado.
• Se em setembro o percentual foi de 7%, a piora pede atenção: mudou o perfil de cliente, o prazo ou a forma de cobrança?

O que fazer em cada faixa

• 1 a 15 dias: lembrete simples, de preferência com a segunda via ou a chave Pix junto.
• 16 a 30 dias: contato direto, por telefone ou mensagem pessoal, perguntando a data de pagamento.
• 31 a 90 dias: proposta de acordo, com parcelamento se necessário, e suspensão de novas vendas a prazo até regularizar.
• Acima de 90 dias: decisão sobre cobrança formal. Converse com seu contador ou advogado sobre os caminhos e sobre como tratar esse valor na contabilidade.

O roteiro completo de cada fase está em cliente atrasou o pagamento: o que fazer. Para não depender da memória, monte uma régua de cobrança com lembretes em datas fixas.

Três números para acompanhar todo mês

Um relatório bonito que ninguém compara com o mês anterior não muda nada. Anote estes três números no fechamento de cada mês:

1. Percentual de inadimplência do mês: quanto do que venceu ficou sem pagar. Mostra se a cobrança e a seleção de clientes estão funcionando.
2. Valor acima de 60 dias: é o dinheiro com maior risco. Se ele cresce mês a mês, a empresa está acumulando perda.
3. Concentração: quanto do vencido está nos três maiores devedores. Concentração alta significa que um cliente pode desequilibrar seu caixa sozinho.

Não existe um percentual "certo" que sirva para todo negócio. Uma escola com mensalidade e uma distribuidora com venda a prazo têm realidades bem diferentes. O que vale é a sua própria tendência: o número está subindo ou caindo? Se quiser enxergar o efeito nos seus prazos, acompanhe junto o prazo médio de recebimento.

Erros comuns que distorcem o relatório

• Não dar baixa nos recebimentos. O erro mais comum. O cliente pagou por Pix, ninguém marcou, e ele aparece como inadimplente. Além de distorcer o número, gera cobrança indevida e constrangimento.
• Renegociar e não atualizar o vencimento. Se você fez acordo para parcelar, o título antigo precisa ser substituído pelas parcelas novas. Senão o relatório mostra atraso de algo que está em dia.
• Olhar só o total. R$ 9.400 vencidos com uma semana de atraso e R$ 9.400 vencidos há seis meses são situações completamente diferentes. Sempre olhe as faixas.
• Misturar vencido com a vencer. O relatório é só de vencidos. Se você incluir o que vence amanhã, o número perde o sentido.
• Contar com dinheiro antigo no caixa. Valores acima de 90 dias não deveriam entrar como entrada certa na sua projeção.
• Fazer o relatório só quando falta dinheiro. Aí já é tarde. O ideal é olhar toda semana a primeira faixa e todo mês o relatório inteiro.

Como o relatório conversa com o fluxo de caixa

A inadimplência é uma das principais razões para o caixa real ficar abaixo do previsto. Se a sua previsão conta com R$ 58.000 de entradas e você sabe que historicamente uns 10% atrasam, a projeção fica mais honesta quando você já considera esse atraso. Veja como montar essa projeção em fluxo de caixa projetado para 90 dias, e como medir a diferença entre o que você esperava e o que aconteceu em fluxo de caixa previsto e realizado.

No FinanPJ, o relatório de inadimplência já vem pronto: ele lista as receitas vencidas e não recebidas, e a conciliação automática com o extrato dá baixa no que foi pago, o que evita cobrar quem já está em dia.

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Foto: Dimitri Karastelev na Unsplash