O que mandar para o contador todo mês: checklist completo

O que mandar para o contador todo mês? O básico é: os extratos de todas as contas bancárias e de investimento da empresa, as faturas dos cartões de crédito do CNPJ, as notas fiscais emitidas e recebidas, os comprovantes das despesas que não têm nota, as informações de folha (admissões, demissões, faltas, férias, horas extras) e qualquer mudança fora da rotina, como empréstimo novo, compra de equipamento, retirada de lucro ou entrada de sócio. Com isso o contador apura os impostos, fecha a folha e faz a escrituração sem precisar correr atrás de você. Abaixo está o checklist completo, o que muda de empresa para empresa e como reduzir o envio a uma tarefa de meia hora.

Por que o envio mensal faz diferença no seu bolso

O contador trabalha com o que recebe. Se uma nota de compra não chega, a despesa pode ficar de fora. Se o extrato vem incompleto, ele precisa adivinhar o que é cada entrada, e uma transferência sua para a empresa pode acabar parecendo faturamento. Se a informação de folha atrasa, o holerite e as guias saem com dados errados e alguém tem que refazer.

Enviar tudo no prazo e organizado não é favor ao escritório de contabilidade. É o que faz o imposto sair certo, a guia vencer na data certa e os relatórios contábeis mostrarem a empresa como ela é de verdade.

Checklist: o que mandar para o contador todo mês

Banco e cartões

• Extrato completo do mês de cada conta corrente no CNPJ, inclusive das contas pouco usadas.
• Extrato de aplicações e investimentos da empresa.
• Faturas de todos os cartões de crédito empresariais.
• Relatório de vendas e repasses de maquininha, link de pagamento e marketplace, com as taxas descontadas.
• Contratos ou extratos de empréstimos e financiamentos, com as parcelas pagas no mês.

Vendas e compras

• Notas fiscais emitidas no mês, incluindo as canceladas.
• Notas fiscais de compra de mercadoria, insumos e serviços tomados.
• Recibos e comprovantes de despesas sem nota (taxas, tarifas, pequenos gastos).
• Boletos e guias pagos que não aparecem com clareza no extrato.

Pessoas

• Admissões e demissões, com data.
• Faltas, atestados, horas extras, férias e afastamentos.
• Comissões, bônus e adiantamentos pagos.
• Valor do pró-labore dos sócios e qualquer distribuição de lucros feita no mês.

Mudanças e eventos fora da rotina

• Compra ou venda de equipamento, veículo ou imóvel.
• Aporte de dinheiro dos sócios na empresa.
• Abertura de conta nova, troca de banco, nova maquininha.
• Mudança de endereço, de atividade ou de quadro societário.
• Notificações, cartas ou cobranças recebidas de órgãos públicos.

Para o MEI, a lista costuma ser bem menor, e muitos MEIs nem têm contador. Quem tem funcionários, opera em regime diferente do Simples ou vende produto com estoque normalmente tem uma lista maior. O que o seu contador precisa exatamente, e em qual prazo, depende do regime e da atividade: peça a lista dele por escrito e use este checklist para conferir se nada ficou de fora.

O detalhe que mais gera retrabalho: explicar as movimentações

Mandar o extrato é fácil. O que faz o contador perder tempo é não saber o que é cada movimento. Uma entrada de R$ 5.000 pode ser venda, empréstimo do sócio ou dinheiro que voltou de uma aplicação. Cada caso tem um tratamento contábil diferente e, em alguns, um efeito diferente nos impostos.

Por isso, além dos documentos, mande o extrato já classificado, ou pelo menos marque o que foge do comum. Veja o exemplo de uma pequena loja de roupas (valores fictícios) em um mês:

Nesse mês, R$ 30.000 que não são venda poderiam ser confundidos com faturamento se ninguém explicasse. Uma linha de observação ao lado de cada item resolve. Repare também no último caso: o boleto da fatura não é a despesa, as despesas são as compras que estão dentro da fatura. Explicamos esse ponto em como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial.

Como transformar o envio em rotina de meia hora

1. Combine uma data fixa. Pergunte ao contador até que dia do mês seguinte ele precisa do material e marque no calendário alguns dias antes.
2. Centralize tudo numa pasta por mês. Uma pasta compartilhada com subpastas (banco, notas emitidas, notas recebidas, folha, outros) evita a troca de dezenas de mensagens.
3. Peça as notas de compra no e-mail da empresa. Assim elas ficam num lugar só, e não espalhadas pelo WhatsApp de cada funcionário.
4. Concilie antes de enviar. Bater o extrato com os lançamentos mostra o que está sem comprovante enquanto ainda dá tempo de pedir a segunda via. O passo a passo está em conciliação bancária passo a passo.
5. Marque o que é fora do comum. Aporte, empréstimo, retirada de sócio, compra de equipamento: uma frase de explicação para cada um.
6. Mande uma mensagem só. Um aviso de que a pasta do mês está completa, com a lista do que mudou. Nada de envio em pedaços ao longo da semana.

Erros comuns no envio para a contabilidade

• Mandar só o extrato da conta principal. A conta "que quase não uso" também tem movimentação, e é justamente nela que costuma estar a tarifa ou o rendimento esquecido.
• Esquecer as notas canceladas. Elas também precisam ser informadas.
• Pagar despesa pessoal pela conta da empresa e não avisar. Para o contador, aquilo vira despesa sem comprovante ou retirada não registrada. Se isso acontece com frequência, vale ler MEI precisa de conta PJ, que trata da separação das contas.
• Informar a folha depois do prazo. Holerite errado gera retrabalho e, às vezes, guia recalculada.
• Tratar o contador como arquivo morto. Ele pode mostrar onde o imposto está pesando e o que mudar, mas só se receber informação completa e a tempo.

Como saber se o envio do mês está completo

Antes de avisar o contador, faça três conferências rápidas. Elas pegam a maior parte dos esquecimentos.

• Saldo final bate com o banco. O saldo de cada conta no seu controle deve ser igual ao saldo do extrato no último dia do mês. Se não bate, falta algum lançamento.
• Toda venda tem nota, e toda nota tem recebimento previsto. Compare a lista de notas emitidas com as entradas do extrato e com o que ainda está a receber.
• Toda saída tem explicação. Percorra as saídas do extrato e veja se cada uma tem nota, recibo ou uma frase dizendo o que é. As que sobrarem são as que o contador vai perguntar.

Se as três passarem, o material está pronto. Se alguma falhar, resolva antes do envio: pedir uma segunda via de nota hoje é bem mais fácil do que daqui a três meses.

Dar acesso direto em vez de mandar arquivo

Uma forma de cortar boa parte desse vai e vem é o contador consultar o financeiro da empresa direto, sem depender de você mandar planilha. No FinanPJ você convida o contador com o papel de Contador: ele vê os lançamentos já categorizados, os extratos importados e a DRE do período, e pode exportar o fluxo de caixa em CSV. Um contador que atende várias empresas também acompanha todas no mesmo login, já que o sistema é multiempresa.

Mesmo com acesso direto, as notas fiscais e as informações de folha continuam indo pelo canal que o escritório usa. O ganho está no extrato, que chega classificado e com explicação.

Teste grátis

Quer mandar para o contador um financeiro organizado em vez de uma pilha de extratos? Importe os extratos, classifique os lançamentos e convide o seu contador para acompanhar. São 14 dias grátis, sem cartão. Crie sua conta.

Foto: Jakub Żerdzicki na Unsplash